Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa

Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa

I. Prinsip Dasar Pengadaan

  • Efisien
  • Efektif
  • Terbuka dan bersaing
  • Transparan
  •  Adil/tidak diskriminatif
  • Akuntabel

 

II. Etika Pengadaan

Pejabat/Panitia Pengadaan, Penyedia Barang/Jasa umum, dan para pihak yang terkait di lingkungan Perum Perumnas dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa umum harus mematuhi etika sebagai berikut :

  • Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang/Jasa umum
  • Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam Pengadaan Barang/Jasa umum
  • Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat
  • Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.
  • Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses Pengadaan Barang/Jasa umum (conflict of interest).
  • Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan perusahaan dalam Pengadaan Barang/Jasa umum.
  • Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan perusahaan.
  • Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa umum.

 

III. Jaminan Pengadaan

Jaminan adalah ketentuan mengenai sejumlah uang yang harus disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa umum khusus untuk Pengadaan Barang/Jasa umum dengan proses lelang, yang terdiri atas :

  • Jaminan Penawaran.
  • Jaminan Pelaksanaan.
  • Jaminan Pemeliharaan.

 

IV. Pengadaan Barang/ Jasa umum dengan Lelang Terbatas

  • Berdasarkan Permintaan Barang (PB) dan Permintaan Pengadaan (PP), petugas pengadaan memilih calon peserta lelang dari Daftar Rekanan Terpilih (DRT) dan membuat Surat Permintaan Penawaran Tender.
  • Surat Permintaan Penawaran Tender (SPPT) ditandatangani oleh MD RTKP.
  • PB, PP dan SPPT diserahkan pada Panitia Tender yang sudah terbentuk.
  • Salinan PP dan PB diarsip.
  • Panitia tender memeriksa kesesuaian dokumen dan menandatangani SPPT.
  • Panitia tender melakukan proses tender terbatas dengan membuat undangan ke calon peserta lelang untuk :
  1. Mengambil dokumen tender.
  2. Mengikuti pejelasan pekerjaan.
  3. Memasukkan penawaran / pembukaan penawaran.
  4. Proses tersebut dituangkan dalam bentuk Berita Acara.
  • Panitia tender mengevaluasi penawaran yang masuk serta menentukan pemenang tender yang dituangkan dalam Berita Acara yang ditandatangani oleh Panitia tender.
  • Surat pemberitahuan pemenang tender dikirimkan kepada rekanan pemenang.
  • Panitia tender melakukan proses negosiasi harga serta membuat Berita Acara Negosiasi Bersama Penawaran Harga (BANBPH).
  • Panitia tender membicarakan penyusunan Surat Pemberian Pekerjaan dengan Rekanan pemenang dan membuat Order Pembelian (OP) sebagai dasar pembuatan kontrak kerja / pengadaan.
  • Kontrak atau OP dikirimkan kepada rekanan pemenang tender.
  • Salinan kontrak atau OP dan BANBPH dikirimkan ke Divisi keuangan dan Divisi terkait.

 

V. Pengadaan Langsung Barang / Jasa umum

  • Berdasarkan Permintaan Barang (PB) dan Permintaan Pengadaan (PP), petugas pengadaan membuat Surat Penawaran (SP).
  • SP dikirimkan ke beberapa rekanan yang terdaftar pada DRT. Jika yang diperlukan adalah barang khusus, SP dikirimkan ke Agen Tunggal.
  • Petugas pengadaan menerima Surat Penawaran Harga (SPH) disertai dokumen pendukung dari rekanan-rekanan yang ditunjuk.
  • Petugas pengadaan melakukan evaluasi terhadap SPH serta membuat Surat Evaluasi Harga Penawaran Supplier (EHPS) dengan merekomendasikan pemenang yang ditanda tangani oleh MD RTKP.
  • Membuat Berita Acara Negosiasi Bersama Penawaran Harga (BANBPH) dan ditanda tangani bersama rekanan pemenang
  • Membuat Order Pembelian (OP) yang ditanda tangani oleh GM Divisi atau Manager Departemen sesuai dengan nilai kewenangannya yang ditetapkan oleh Direksi.
  • OP diserahkan ke rekanan pemenang dan bagian terkait – dana, akuntansi, gudang dan arsip.

 

VI. Pengadaan dengan Cara Swakelola

  • Swakelola adalah pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri oleh struktural dalam Perusahaan serta mengedepankan mutu. Pelaksanaan swakelola dapat menggunakan tenaga sendiri dan atau tenaga dari luar Perusahaan.
  • Prosedur swakelola meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan di lapangan dan pelaporan.
  • Sebagai penanggung jawab setiap pelaksana swakelola ditunjuk seorang Pengawas Pekerjaan.
  • Pengawas Pekerjaan ditunjuk oleh GM Divisi Umum, yang diambil dari pejabat struktural Perusahaan atau karyawan yang mampu.
  • Tugas dan tanggung jawab Pengawas Pekerjaan meliputi :
  1. Melaksanakan kegiatan swakelola sesuai perencanaan.
  2. Dapat melaksanakan pengadaan bahan dan jasa lainnya.
  3. Melaksanakan pengawasan pekerjaan fisik di lapangan.
  4. Bertanggung jawab atas Penggunaan tenaga kerja, bahan dan peralatan kerja sesuai ketentuan Keselamatan Kerja.
  5. Melaporkan secara berkala pencapaian target fisik kepada GM Divisi Pengguna dengan tembusan GM Divisi Umum.

 

VII. Serah Terima Barang dan Pembayaran

  • Pada saat penyerahan barang, Pemeriksa Barang dari Departemen terkait melakukan pemeriksaan atas spesifikasi, mutu, kelengkapan administrasi dan kondisi nyata (actual condition) dicocokkan dengan yang tercantum dalam Surat Pengadaan Barang. Untuk pengadaan Barang spesifik seperti mesin-mesin dan barang elektronik, setelah barang dikirim, barang diuji-coba oleh Penyedia Barang disaksikan oleh Pemeriksa Barang / Pengguna Barang.
  • Apabila hasil pemeriksaan barang tidak sesuai dengan jenis dan mutu barang atau hasil uji-coba barang tidak sesuai spesifikasi yang ditetapkan dalam Surat Pengadaan Barang, Pemeriksa Barang berhak menolak barang tersebut dan pihak Penyedia Barang harus mengganti barang yang tidak sesuai tersebut dengan biaya sepenuhnya ditanggung Penyedia Barang.
  • Hasil pemeriksaan barang harus dituangkan dalam Laporan Pemeriksaan Hasil Pengadaan Barang yang ditanda tangani oleh Pemeriksa Barang dari Departemen terkait dan pihak Penyedia Barang.
  • Selanjutnya disusun Berita Acara Penerimaan Barang yang ditandatangani oleh Penyedia Barang dan Manager Departemen atau GM Divisi, dan barang diserahkan ke Departemen Pengguna.
  • Berita Acara Penerimaan Barang merupakan kelengkapan administrasi pembayaran.
  • Pembayaran dapat dilaksanakan dengan melampirkan :
  1. Surat Permohonan Pembayaran.
  2. Order / Kontrak Pengadaan Barang.
  3. Kuitansi.
  4. Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pengadaan Barang.
  5. Berita Acara Serah Terima barang.
  6. Faktur pajak.

 

VIII. Serah Terima Pekerjaan dan Pembayaran

  • Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen), Penyedia jasa mengajukan Laporan Selesai Pekerjaan kepada Penerima Jasa.
  • Hasil pekerjaan yang telah selesai, diperiksa oleh Penerima Jasa. Apabila terdapat cacat hasil pekerjaan, Penyedia Jasa wajib memperbaiki.
  • Hasil pemeriksaan pekerjaan harus dituangkan dalam Laporan Pemeriksaan Hasil Pengadaan Jasa yang ditanda tangani oleh Pemeriksa Jasa dan pihak Penyedia Jasa.
  • Selanjutnya disusun Berita Acara Penerimaan Hasil Jasa yang ditandatangani oleh Penyedia Jasa dan GM Divisi terkait.
  • Berita Acara Penerimaan Hasil Jasa merupakan kelengkapan administrasi pembayaran.
  • Pembayaran dapat dilaksanakan dengan melampirkan :
  1. Surat Permohonan pembayaran.
  2. SPK / Kontrak Pengadaan Jasa.
  3. Kuitansi.
  4. Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pengadaan Jasa.
  5. Berita Acara Serah Terima Hasil Jasa.
  6. Faktur pajak.